销售审计该审计哪些东西?

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所属分类:审计
销售审计就看看应收款就行了,做过账龄分析,然后通过分析性复核了解公司的财务收款状况。其他的比如销售价格、销售合同之类的,都涉及到公司核心业务,老板也不让查。
的确,现在很多内审人员对销售审计有误解,他们把更多的精力放在在流程的合规、授权以及销售费用这一块的内容。
那到底销售审计该审计哪些东西?
概述:
本文的销售主要以生产制造企业的销售为主,重点介绍了销售审计的一些内容,包含信用管理、销售价格、销售提成以及销售退货。
基础入门知识
不同的企业其销售模式是不一样的,所以按照其业务类型,销售需要审计的内容也不相同。对于连锁加盟的连锁企业或者快销行业,他们的销售额在年初的订货会就决定了,这是卖方市场。而对于一些贸易类性的企业,可能是接受客户的图纸,然后交付厂家打样,之后生产销售,这是买方市场。对于一般的生产制造型企业,则是根据客户的订单,自行生产销售,这也是买方市场。
生产制造企业的销售的流程一般是这样子:
由销售人员签订销售合同,平时接到客户订单的时候,编制一式多联的销售单,由信用部门审批。信用部门根据客户的资信情况和财务报表决定是否接受客户的订单要求和决定赊销额度,并在销售单上签字。装运部门根据审批的销售单提货,仓储人员要编制一式多联、连续编号的提货单由装运部门保管。开据账单部门根据销售单和提货单、商品价目表等开据销售发票。会计部门根据装运凭证、销售发票等据实入账,根据赊销情况的汇款通知单和货款通知单等确认应收账款明细账、现金和银行存款日记账等,并及时处理折扣、折让明细账和坏账准备。
1.1 价格管理
在生产制造型的企业中,每个商品的价格是由直接材料、直接人工、制造费用和销售管理费用和预期利润组成的。
对于新产品的定价,一般是研发部门将BOM单给财务部的成本核算员测算,测算之后的资料交给销售部总监或者产品部总监,由其根据市场及公司的产品特点设定价格,之后交公司总裁审批。
每年的年底,市场部经理会根据相关资料提出公司所有产品的价格变更或者调整申请,财务部的财务经理按照价格毛率进行审批或者做测算,营销总监审核,最后总裁审批。
当然对于一些是制定化生产销售的企业,他们的价格是由销售部根据客户提供的设计图或者BOM,给财务部的成本核算员测算,测算之后的资料交给销售部总监或者产品部总监,由其根据市场及公司的产品特点设定价格,之后交公司总裁审批。如果是负毛利的,基本上在财务这一块就不会通过。
1.2 信用管理
有新的新客户准入的时候,需要提供4证,四证指的是营业执照、组织代码证、税务登记证以及法人代表身份证,其他的比如客户的联系方式,联系人之类的、银行开户账号、增值税一般纳税人资格证明等等。之所以要求客户提供这些资料是为了证实这个客户的存在性,另外出现了法律纠纷也有对象。很少有直接和个人签订合同的,与个人签订合同,往往是要求一手交钱一手交货。
对于初次交易的客户,要求提供先款后货。对于合作一定时期的客户,就可以采用赊销的方式,就是通常所说的信用额度的管控,就是控制账期,就是你可以先拿货,之后你可以在规定时候之后付款。如果未付款项超过信用额度了,就需要销售人员与客户沟通,要求客户提出担保或者特殊审批。为此,有些公司为了防止销售人员私下操作,还特地设置了信用管理部门,专门负责对信用额度进行控制。
在现实中,我们也会经常听到,有些公司他们被骗货物的情况。小批量购买的时候,及时打款的,给人造成信用很好的假象,某次突然异常大批量购置,销售人员拍拍胸脯,没事没事,这个是正常的,结果发货之后客户消失。所以在大型的生产制造企业中,信用额度的管控是非常有必要的。
1.3销售合同
销售合同基本上属于格式合同,业务员只能填写的就是合同标的、数量、金额以及结算方式。有时为了控制现金收款导致业务员有机可乘,往往会在合同中注明“谢绝现金支付,如未遵守,带来的经济损失由甲方负责”等字样。
销售合同的审批流程是业务部门起草、部门经理审核、财务、法务审核、老板审核。完成之后,业务部门拿合同审批单到合同章或者是公章保管人处申请用印。当然有的公司为了简化流程就不需要重新填写一个合同用印申请单了,只是在用印记录表上做了记录。接下来业务快递给客户,客户签字盖章,那么合同就生效了。
1.4  订单管理
销售部或者商务部拿到客户的原始订单后,确认产品名称、型号、数量。这下去就和信用管控有关。
分月结客户与非月结客户。
非月结客户,基本上是要求先打款,如果没信用额度的,对于差额部分则可以先让负责的销售人员进行担保,若销售人员担保额度不够则要求客户补齐货款。对于月结客户,一般是结合上月的打款情况以及剩余的信用额度来操作销售订单。
在部分生产制造型企业,客户会要求提供产品样品。根据样品的金额或者公司的管控程度,会有不同的管理措施。比如金额大的样品,则需要收取款项并作为销售额入账。有的公司则是寄过去给看看,还需要寄回来。有的就是全部免费。
1.5 销售提成与返利  
销售提成与返利其实是一个东西,不同的是销售提成针对的是销售员个人,而销售返利针对的是代理商或者加盟商,比如汽车4S销售店。
销售员基本上是两块工资组成,一块是保底工资,另外一块是销售提成。而销售提成是和业务员的业绩挂钩的。根据客户的性质,一般分为新开发客户以及老客户,新开发的客户的提成很高,一般有1%的提成,而老客户基本上就是客户维护费了。
销售提成一般是根据两个指标,一个是回款额,另外一个是最迟汇款时间。超过最长汇款时间,本次销售的金额就不能提成。
销售返利有很多种模式,比如达到规定数量赠实物的形式、直接返还货款的形式、.冲抵货款的形式。当厂家给货款的时候,一般要求客户开具服务行业有5%税点的手写发票,内容写“劳务费”这样子是不合适的。
按照相关税收政策的规定,生产企业从客户那里取得的返利收入发票有两类,一类是与商品销售量、销售额挂钩的各种返还收入,应开具增值税普通发票,冲减当期增值税进项税;一类是与商品销售量、销售额无必然联系,且经销企业向生产厂家提供一定劳务的收入,例如进场费、广告促销费、上架费、展示费、管理费等,应开具服务业发票,缴纳营业税。
1.6 销售退货
在生产制造型企业里面的退货,是直接由质检部负责的。根据质检结果,会有4种选择方案,直接二次销售、加工维修、供应商处罚、申请报废。其中供应商处罚,主要是涉及到外协加工、直接购置以及原材料存在瑕疵等多种原因。
在连锁企业里面,瑕疵物品的退货,一般是更换同一样物品。同时品管部或者质检部会对退货,并根据质检的情况,要么选择修理,要么选择报废。由于连锁企业往往会存在压货或者铺货的情况,当然大多数情况是加盟商买单,在个别情况下会退货,仓库会给予另外一种退货方案,就是按照同等金额的货物进行更换。
而对于一些生产制造企业,他们出售的是设备并不是简单的产品,所以不可能出问题了,就马上给你换一台。一般有个三包协议或者维修条款,在一定的日期内免费维修。这个维修用的配件可以,也可以购置。当然比如金额比较大的话,一般还需要将旧的配件拿回来。拿回来之后进行修复,不可修复的,就只能当废品变卖了。
1.7 财务管理                    
销售的应收款管理,会涉及到现金货款的收取。这样容易导接致存营业员挪用或者侵占工资资金,所以最好就是直接打款到公司制定的账户。
对于应收款,每个月财务部都需要与对方财务部进行对账,当然有时为了方便,往往是交给业务部门快递或者由业务部门去负责对账。有时会出现业务员私刻公司公章,虚构合同,侵吞公司货物的情况。
至于逾期应收款的催收,这一块是交给业务员去催收的,当然也有部分奇葩的公司,他们的应收款催收是由审计部来进行的。如果是法务部门处理,一般是先电话联系,之后发律师函,最后才是走法律诉讼。有时,为了制约客户会在合同上约定,逾期1天收取万分之一的逾期费。
与应收款相关的另外一块是应收票据,这个其实和约定多少时间逾期差不多,就是为了晚付货款,缓解资金压力。票据的管理这个我们在货币资金审计章节已经做了介绍,这里就不展开了。
部分垄断企业或者国有企业他们的付款很有意思,在付款的时候,他们会给你两种选择,一种就是在一定时间后付款,另外一种是当期付款。对于当期付款需要,提供一定的贴息,也就是说他们会在支付款项的时候,扣除他们认为是贴息的款项。
2.审计思路(常规审计)
销售审计更多的关注是在于授权、成本收益的内容,一般采用的审计方法就是审阅、重新计算。
2.1 价格管理
所需资料:销售价目表、折扣政策、销售订单、
审计思路:检查销售订单或者销售合同的价格与公司的价目表是否一致;检查是否存在低于正常毛率的销售;检查定制化的产品成本毛率核算是否正确;检查销售系统中的价格更新是否及时;
常见审计发现:系统内销售价格更新不及时;折扣销售或者低毛率销售未经授权;利用大客户优势,低价购买产品后再销售给其他客户,并冒领奖励
2.2 信用管理
所需资料:客户目录、信用额度、银行汇款记录、应收款、销货明细表
审计思路:检查客户清单,是否存在黑名单客户继续赊销;检查应收款以及信用额度,是否存在信用额度外的销售未经审批;检查系统内信用额度的管控情况
常见审计发现:存在信用额度外的销售未经审批;对于额度外的销售未提供担保或者未审批;未对客户的信用状况进行评估;未建立客户信用评估等级
2.3 销售合同
所需资料:销售合同、合同用印记录
审计思路:检查销售合同的版本是否得到控制;检查客户提供的非格式合同合同条款是否齐全;检查财务付款是否存在不合理条款
常见审计发现:存在多个版本的销售合同;非格式合同条款不全;收款方式不符合公司利益
2.4 订单管理
所需资料:销售订单、售价核定表、销售发票、作废通知书、销售事故报告、样品领用记录
审计思路:检查销售订单的手续是否完整;检查是否存在及时订购,但是我方延迟发货的情况;是否存在客户订货但是长期寄存于我司的情况;检查客户临时修改订单,比如比原来增加的价格或者数量,是否补开了发票;检查强制被取消的订单,分析事故原因以及后续处理的情况;检查样品领用记录并分析样品寄送后的效果
常见审计发现:销售订单变更未经审批;客户订货,我方延迟发货;我方已经投入生产后被取消订单,导致损失;
在接到订单后,销售人员还需要关注生产的进度,也就是交期的控制,如果未在规定时间内交货,这也是一种问题,当然质量也是一个。在这一块审计的时候,有时会结合生产审计的一部分内容。
2.4.1 样品管理
所需资料:样品需求单、会计凭证、样品报损单
审计思路:检查样品需求单;检查对于大金额的样品是否收取的款项;现场观察样本是否存在损坏;检查样品归还记录
常见审计发现:大金额样品未收取费用或收取的金额被挪用;淘汰产品仍继续发样 ;样品未及时要求客户归还。
2.5 销售提成(返利)
所需资料:营销方案、销售合同、销售提成表、返利支付凭证、销售费用明细账、员工个人借款明细账
审计思路:检查客户提供的发票与返利活动是否匹配;检查销售返利或者提成中涉及到临界点的销售数据,是否存在异常;电话联系客户,并将公司实际销售与客户的采购数额进行核对,确认是否有差异;检查返利支付凭证,确认返利银行账号与返利单位是否一致;重新计算销售提成表,是否存在重复计算或者提前确认收入;
常见审计发现:客户提供的发票与返利活动不匹配;以甲经销商的名义开货,实际送到乙经销商,然后甲经销商的业绩被增长,也就是俗称的“开甲送乙”;业务员替客户代垫货款;返利收款人与返利单位不符,比如同一客户返利支付给不同的收款人、不同客户返利支付给相同收款人、返利归属单位与收款单位不一致、同一客户不同业务员支付返利。
有些公司的提成政策不是很合理。比如对销售人员新开的客户以及老客户的提成都是一样的。这样就导致了老业务员只要吃老本就行了,公司的销售业绩就会缓慢或者停滞。因此数年年以上的客户属于公司固定客户,不属于业务员的业绩。这一块在销售专项审计的时候可以作为问题提出来。这一块不是属于审计的范畴,但是如果是作为专项的提成审计,可以作为问题点提出来。
有时会存在计算提成业绩的时候,业务员个人短期内大量借款,在短期内又及时返还的情况,可能就是业务员用此笔款项来代为垫支客户的货款。
部分公司还存在这个问题,因为系统设置不合理,系统内允许同一个客户以多个抬头存在。这样一个业务员已经在开发这个客户了,结果另外一个客户发现这个业务员拿不下,自己另外注册一个,拿下了。轮到销售提成计算的时候,2个业务员相互扯皮了。这个也属于销售开发或者销售提成制度不明确。当在做访谈的时候,业务员反馈这种问题的时候,可以作为一个咨询案来处理。
2.6 销售退货
所需资料:退货申请、维修记录表、备品备件台账、备品备件领用申请表、质检报告、投诉记录
审计思路:检查12月新开发的客户,是否存在新客户大量购置,次月或者数月后退货,存在销售员为了达成业绩与客户签订虚假销售合同;盘点备品备件库,对于存在差异的,检查出入库记录,检查报销凭证或者上门拜访供应商,确认是否存在虚假报销;检查客户投诉记录是否被有效处理。
常见审计发现:虚假销售、虚假报销外购备品备件、备品备件被挪用、
2.6.1 配件管理
所需资料:零配件台账、零配件、维修申请记录、废旧零配件台账、废旧零配件维修记录、
审计思路:检查外购零件购买记录,通过市场调查分析价格的合理性;将台账与实物进行盘点,检查是否存在差异
常见审计发现:外购零配件金额虚高;零配件被挪用;三包期之外的维修未收取费用
2.7 财务管理(应收款)
所需资料:销售开票记录、应收款明细账、发票作废申请、售价表
审计思路:计算汇票利息扣款与银行存款利息率之间的差异是否合理;核对开票记录与销售订单,是否存在虚开或者预开发票的情况;检查是否存在发票作废的情况,分析作废的理由是否正常,原开具的发票是否收回;检查售价表与实际收款记录是否一致,是否存在短款或者溢款;对于逾期的应收款,列明对象、金额以及原因,与财务分析收款的可行性
常见审计发现:汇票提前现金解缴利息扣款不合理;应收款存在逾期款项;应收款坏账未有效审批;财务账上显示为坏账,客户已经交款被挪用;存在虚开发票虚列销售收入;
部分客户的汇款很有意思,他们是将合同款项扣除手续费金额,也就是说汇款的手续费是卖方承担。这种就需要在销售合同中明确,一般而言这种费用是买方承担的,就是财务费用银行手续费。
3、销售中的舞弊
销售中的舞弊并不少,主要集中在业务员截留货款、窃取公司物资、另外一块是上市公司特有的虚构利润或者提前确认收入。
业务员截留货款往往是公司允许现金收款。当然有时也会有业务员称公司的收款账户存在问题,然后给了自己的个人账户之类的,要求客户打款到自己的私人账户。
业务员利用自己身份的便利,虚构供应商签订采购合同,之后长期挂账。而财务上的对账,则交给业务员自行去对账。这个属于严重的内控缺失了。
对于内审来说,如果是管理层都知晓的,这一块其实并不严重。关键在于生产给客户的是否为定制化的产品。也有下属的分子公司的业务员虚构销售合同,然后放公司生产了一堆的定制产品,之后拿了年终奖走人的,这种就比较啃爹。定制化的产品的消耗就是个头痛的问题。
4、审计案例:
4.1  伪造加盟协议私吞加盟费
审计部对下属公司例行例行审计,在对物流单据进行审阅的时候,发现有向该省某市一家手机售后服务店多次发运厂家提供的手机配件。按照公司规定,厂家提供的手机配件只能供应公司直营店和授权加盟商。
接下来审计人员检查从业务部门获取的加盟商清单,该店不在名单内。通过物流单据上的电话号码与收货人联系,对方回复于某年某月与我们省分公司经理某某签订了加盟协议,并交纳了加盟费、管理费等共计X万元。当即要求对方传真了银行转账单据和签订的协议,转账单据显示收款人为省公司经理,账户为其个人账户,协议签订人也为省公司经理。即要求业务和财务部门调查,是否收到该店签订的加盟协议和加盟费等,业务和财务部门确认无该店加盟协议和未有该店加盟费等入账。
此时,审计人员拿着所有证据,与省公司经理对质,其不得不承认利用公司合同管控不严和掌握合同印章的权利,私自与该店签订加盟协议并私吞加盟费等的事实。后续从合同和印章管理完善相应的控制措施。
4.2 违规套现用于炒股
某商业地产的审计人员在对销售应收款进行审计时,发现个别商铺的款项是通过招商人员的个人账户打款给公司账户,款项达数万,就很奇怪。之后询问商铺何时付款,商铺答复数月前就交给招商人员。审计人员旁敲侧击其他招商人员,发现其最近有大量资金炒股,而且还将这个方法告诉了其他招商人员。
信用直接取现、转账或者信用卡还另外一张喜用卡是要抽取手续费的。
最后与招商人员了解到,他是这么处理的。直接拿租金炒股,然后办了1张信用卡,用信用卡打款给公司。然后信用卡有50多天的免息期,这样到期之后用新的租金款来偿还信用卡,然后再通过信用卡打款。这样他就不必支付手续费,等于其拿到了免息的一笔炒股费用。
4.3 代垫客户货款案例
审计人员在对销售进行审计的时候,发现部分客户在未出现销售退回的情况下进行了退货款账务处理。通过与业务员以及财务部会计的沟通发现,此部分货款都退给了公司的业务员。退款原因是业务员前期替客户代垫了销售货款,现在客户自己付款给了公司,故公司需将业务员代垫货款退还给个人。
有审计认为代客户垫付销售货款很正常,只要保证公司的货款及时收到即可。其实代垫付款既违背集团公司销售提成政策,又使业务员承担了客户拒付货款的潜在风险,还容易把客户拒付货款时的双方(公司、客户)法律纠纷演变为三方(公司、客户、业务员)法律纠纷问题。
对于业务员代垫货款非常简单一经发现,从重罚款,奖金扣回。钱是只进不出的,退款只有在中止合作还有余款的时候退,退款要客户出公函。
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