研发费用审计

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所属分类:审计
研发费用审计是公司不可或缺的重要内容。但该项目对广大内审人员来说是既陌生又重要,那么我们如何开展研发费用审计呢?我们带着这些困惑访谈了相关专家,查阅了有关文献资料,现将相关信息汇总如下:
一、理解研发费用审计的重要意义
我们首先需要理解与研发费用对应的研发工作的重要战略意义和研发工作存在与公司内部的价值。研究与开发是公司核心竞争力的本源。审计人员审计研发费用,实际就是触及到了公司这个本源。
公司对研发成果一般是期待有高性价比的产品出现。尤其是商业化的市场,期待高性价比的畅销产品是考验公司能力的一场重要战役。我们不仅是需要一个产品,而且是需要一个低成本可复制的产品。
曾有中国清华大学的教授分析了中国航天和芯片问题的两者国际地位反差巨大的原因。主要原因是中国航天技术强就是强在是因为非商业化的原因,我们可以不计较成本投入,所以我们中国人可以做的很强。但涉及低成本的工业化产品研发时,我们的问题就来了。相对于西方发达国家,中国商业环境的存在系统性缺陷问题就暴露出来了。那就是我们的商业系统和环境无法支撑我们创造出高性价比的畅销产品。
所以公司的研发就是在开拓公司的核心朋友圈,将客户、经销商、公司成员、供应商都汇聚到一个以产品为核心的点。我们如果去追求那些“买不到、买不起、买回来已落后”的核心技术;即使买到产品,也买不到产权;买到产权,买不到知识;买到知识,买不到人才。只有具备创新精神和知识产权积累的人才是公司核心资源。
《企业内部控制应用指引》也将研究与开发列为其中一章。旨在帮助企业有效控制研发风险,提升企业自主创新能力,充分发挥科技的支撑引领作用,促进实现企业发展战略。
二、了解公司研发流程
研发审计涉及到的内容很多。但我们除了高屋建瓴地理解研发审计意义之外,我们还需要掌握研究与开发的基本流程。该流程主要涉及立项、研发过程管理、结题验收、研究成果的开发和保护等。其中研发过程管理还具体包括样本的试制、小试、中试。这其中还涉及到项目中的人员绩效考核、设备材料的购置、项目进度的控制、项目的效益。
具体说来就是如下六步:
一是立项环节。研发部门根据市场部反馈的市场需求信息,对研发的项目进行立项。立项之后研发部门会形成产品设计图。二是工艺确定环节,也就是说该如何去生产具体的流程。具体说就是生产部门的工艺技术人员会根据设计图和BOM表来确定产品加工工艺,制定材料消耗工艺定额、设计工艺装备并负责工艺工装的验证和改进工作。三是模具部会自行开模,或者业务部将开模做样品外协给公司的外协单位。之后外协单位及生产部门根据研发部门给的物料清单以及生产工艺卡试生产样品。四是质检部门对生产出来的样品进行论证。五是财务成本核算员,还会对产品的成本售价进行预估,看看是否要用一些廉价的材料来代理以保证产品的合理利润。最后就是小批量生产与中试,最终产品进行量产开始对外销售。
三、风险预警指标体系
1、风险项有哪些
(1)论证(创新度、资源投入过多)
(2)成本(时间长、存在舞弊)
(3)成果(转化不足、保护不力)
(4)技术(太复杂、不成熟、设计不合理)
(5)决策(时机延误)
(6)系统(客户沟通、供应商、分包商的能力及确认)
(7)变更(不可预测问题的应对)
(8)范围(客户需求不明确定义)
(9)设备(需添加设备)
(10)验证(合规性)
2、风险指标的内容
在任何审计项目开展前,我们需要针对我们所关注的问题判断风险所在和建立对应的预警指标。预警指标能量化风险,给我们直观感受。比如一个研发项目往往主要面临论证、技术、进度管理、资金和系统环境风险等,其余如政策、法规和自然风险可以暂时不考虑。
针对这些风险,我们可以联系多个部门数据一起看,建立诸如“新产品的销售完成率”“新产品计划完成率”“新产品市场投放成功率”“顾客反馈问题解决率”。其余研发项目完成率其评价意义并不大。
3、建立指标的意义
我们从风险及指标角度出发看问题,可以量化和直观的告诉大家我们的目标在哪里。而且只要形成量化指标,那么我们就可以横向和纵向进行对比。无论给公司还是我们的审计人员都指明了前进的目标。能否完成这样的目标,就是业务人员和审计项目的意义所在。
 
四、带着假设审计发现入场
1、立项阶段的问题
(1)对公司的立项未建立设计评估和充分的市场信息调研,不真实的立项数据和条件参数被纳入立项决策中考虑。
(2)缺少立项终止条件设置。
(3)企业应当根据实际需要,结合研发计划,提出研究项目立项申请,开展可行性研究,编制可行性研究报告。
(4)企业可以组织独立于申请及立项审批之外的专业机构和人员进行评估论证,出具评估意见。
审计所需资料:可行性研究报告、评估意见
2、研发项目的管理问题
(1)信息沟通不到位
由于信息沟通不畅导致BOM未及时更新。物料清单就是BOM表,上面会注明物料编码、物料名称、规格、数量。另外有些公司管理不是很好,同一个物料有多个编码或者物料名称,生产部门对物料的叫法和仓库对物料的叫法完全不一致。这样生产领料就会出问题,继而导致生产出来的产品存在质量问题。
另外研发部门由于设计变更频繁,对BOM控制的版本不是很严格,导致了产品出现质量问题。往往生产部门是根据系统中BOM表进行安排生产计划并从仓库进行领料,而研发部门或者计划只是口头上或者联络单来通知产品中某些物料需要更换或者使用替代材料,计划或者生产部门可能会因为查看不仔细,比如某某物料可能物料代码前面都一样,就最后一位不同,就容易导致信息不畅,结果产品出现问题。因为生产或者组装一件产品需要成千上百个物料。由于信息沟通不畅导致BOM未及时更新。
审计所需资料:BOM物料清单(核对)
(2)研发项目进度控制不利,延误产品上市机遇期。研发项目的控制主要是研发进度及效率的控制。有些项目一拖延就是1年,这样严重耽误了产品上市。就像衣服,过了这三个月就要打折了。为赶进度增加人手和加班费用。单项决策、分节点审批时间过长延误整体研发时间。
研究项目应当按照规定的权限和程序进行审批,重大研究项目应当报经董事会或类似权力机构集体审议决策。审批过程中,应当重点关注研究项目促进企业发展的必要性、技术的先进性以及成果转化的可行性。
审计所需资料:节点审批、审批要素、加班费清单
(3)项目人员能力不足。设计人员能力不到位设计存在缺陷,决策人员拖延审批时间。一个研发成员同时负责好几个不关联的项目,这些就是有问题的,这就属于资源未有效配置。
未合理配备专业人员,严格落实岗位责任制,无法确保研究过程高效、可控。
审计所需资料:岗位责任制、专业人员资格、人员配备情况
(4)企业应当跟踪检查研究项目进展情况,评估各阶段研究成果,提供足够的经费支持,确保项目按期、保质完成,有效规避研究失败风险。
3、研发项目采购定点及外包问题
(1)供应商定点:研发中使用的材料一般情况下是研发部门自行去开发寻找的,所以一般在试制、小试的时候,材料是由研发部去寻找的,至于中试以及量产的材料一般都是采供部进行。这里容易出现研发绑架采购的情况,比如研发人员指定是某厂家的材料,并声称只有他家的材料产品才合格,其他家的产品都不行。
企业研究项目委托外单位承担的,应当采用招标、协议等适当方式确定受托单位,签订外包合同,约定研究成果的产权归属、研究进度和质量标准等相关内容。
审计所需资料:招标、外包合同(看条款)
(2)分包商资质审核
企业与其他单位合作进行研究的,应当对合作单位进行尽职调查,签订书面合作研究合同,明确双方投资、分工、权利义务、研究成果产权归属等。
审计所需资料:尽职调查、合作研究合同(看条款)
4、研发中的材料与设备管理
如果是采购部负责研发材料采购的,一般研发部门在领用材料的时候,用的单据还是公司通用的领料单,只是在领料单上注明研发项目代码以及用途。当然有些公司还搞了研发专用领用章,以避免与生产领料混同。并对样品进行盘点了解样品保管的情况,关注研发样品被挪用情况。检查外协打样费用是否合理,另外市场调查外协打样的情况,比如下单又生产的是否可以不支付打样费等等。
在研发的过程中,会遇到设计变更,导致领用的部分材料无法使用,则需要退还给仓库。有时出于成本考虑,部分物料会存在替代品。生产部门领料错误且产品质量存在问题;产品未经小试中试即投入生产,导致质量问题。
审计所需资料:设计变更申请单、BOM表、联络单、样品清单、打样费支付凭证
5、研究成果保护不到位
研发资料管理研发中的资料需要严格保密,
(1)有些公司的研发部门是禁止上网的,要上网也只能上内网。而且禁止拷贝数据,所以USB接口之类的都是封闭。研发资料的借阅需要授权,一般都是禁止将资料进行复制以及外带出公司。
(2)研发资料的信息安全。这个就与信息系统审计一般安全审计相结合了。比如电脑的开机账户密码设置,离开时的锁屏设置,资料的接触控制比如使用信息管控软件,只要是向外网或者U盘发资料就会变成乱码。另外还比如研发资料的合理整理,电子化的文档是否已经进行分类便于筛选和搜索。
(3)资料丢失且未归还。核对资料目录,是否存在资料外借且很久未归还的情况
(4)核心研究人员管理。建立制度、人员清单、离职移交程序、保密义务、竞业协议。
审计所需资料:资料目录、资料借用申请单、制度、移交清单、信息安全制度、保密制度
6、研发项目验收
(1)检查项目进度情况,是否存在部分项目长期未结案的情况,分析其形成的原因,向销售人员了解目前市场上的产品销售情况,近两年销售的是原产品还是新开发的产品
(2)企业应当建立和完善研究成果验收制度,组织专业人员对研究成果进行独立评审和验收。
(3)企业对于通过验收的研究成果,可以委托相关机构进行审查,确认是否申请专利或作为非专利技术、商业秘密等进行管理。企业对于需要申请专利的研究成果,应当及时办理有关专利申请手续。
审计所需资料:长期未结案、评审验收、专利申请手续
7、研发项目的财务核算
检查技术图书资料费、资料翻译费的是否有书面的资料,比如图纸;材料、燃料和动力费用中,材料与燃料是否用明确的领用说明,另外动力费是否有单独的电表在计算;检查研发用的设备费用是否一次性记录入研发费用;检查专门用于中间试验和产品试制的模具、工艺装备开发及制造费等费用是否单独归集。
审计所需资料:会计凭证、预算完成情况、领料单
 
五、对研发审计项目的感悟
风险源于不确定性,有效信息增加就意味着不确定因素的减少和风险的降低。研发过程可以看成公司为了进行商业化生产,把有关市场机会和技术可行性的资源转化为产品的过程,是一个不确定性逐渐减少的过程。
由于研发被看成是一个信息的收集评价处理传递和应用的过程。在开发过程中,这些资源通过各种媒介,包括人脑、纸张、计算机内存软件和其他形式。被创造、过滤、储存、组合分解和转化,最终这些信息就表达为详细的产品和过程设计,最后进入生产过程。
研发小组中来自不同职能部门的人扮演着不同的角色。比如市场营销人员主要立足于降低有关市场营销信息的不确定性等等。因此加强不同职能部门的人员如研发、市场营销、工程、制造,以及外部顾客和供应商之间的交流,能实现信息共享确定不确定性,降低不确定性,从而降低风险。
研发人员和审计人员的任务就是最大限度地收集关于用户信息技术和竞争环境以及所需资源的信息。有效信息越多,不确定性越低,产品获得商业化成功的可能性越大。
我们对研发费用的审计不能轻视。它就是一场综合性战役,它就是公司核心朋友圈、核心能力的比拼。这里涉及销售、采购、资产、资金、外包、工程项目、合同管理、组织架构、信息安全等等18个指引的方方面面。用一句话来理解,研发费审计就是一次审计迷你版公司的项目。
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